1. Công tác quản lý nhân sự của bộ phận quản trị bán hàng
Phân công nhiệm vụ cụ thể, sắp xếp và bố trí nhân sự sao cho đúng người, đúng việc và tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực của bộ phận quản trị bán hàng.
Hướng dẫn, đào tạo nhân viên dưới quyền qua nhiều hình thức để nâng cao thái độ làm việc, kiến thức và kỹ năng cần thiết và phát huy khả năng của họ để hoàn thành nhiệm vụ chung.
Phổ biến các chiến lược, quy chế, quy định của công ty hoặc những thay đổi trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cho nhân viên dưới quyền một cách đầy đủ và kịp thời.
Triển khai thực hiện các chỉ số đánh giá hiệu quả công việc then chốt (KPI) của bộ phận và các mục tiêu của công ty, đôn đốc và hướng dẫn nhân viên để hoàn thành tốt các mục tiêu, nhiệm vụ đã đề ra.
Theo dõi, kiểm tra, đánh giá kết quả công việc của nhân viên dưới quyền và đề xuất điều chỉnh lương định kỳ, khen thưởng, kỷ luật, điều chuyển, bổ nhiệm hoặc cho thôi việc một cách phù hợp.
Theo dõi, kiểm tra và đánh giá tình hình thực hiện, kết quả thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ của
bộ phận quản trị bán hàng. Kịp thời đưa ra các giải pháp hoặc biện pháp hỗ trợ cần thiết để khắc phục mọi tồn đọng, vướng mắc, khó khăn trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của nhân viên.
Báo cáo định kỳ cho trưởng phòng và ban giám đốc về tình hình và kết quả thực hiện các chỉ số hiệu quả công việc then chốt, mục tiêu, nhiệm vụ của bộ phận quản trị bán hàng theo đúng quy định.
Đề xuất và triển khai các biện pháp cần thiết để hoàn thành mọi chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu và chỉ tiêu của bộ phận quản trị bán hàng, cũng như các mục tiêu chung của phòng bán hàng.
2. Công tác tổ chức và kiểm soát các hoạt động hỗ trợ bán hàng
Thiết lập biểu mẫu, tổ chức việc cập nhật và giám sát việc lưu giữ hồ sơ khách hàng cũng như cơ sở dữ liệu về khách hàng, sản phẩm và giá bán trên bảng tính excel và phần mềm quản trị bán hàng.
Kiểm soát luồng công việc và hệ thống phần mềm quản trị bán hàng để đảm bảo các quá trình bán hàng, tiếp nhận, xử lý đơn hàng và giao hàng được thực hiện trôi chảy, giảm thiểu thao tác thủ công.
Phân công và kiểm soát việc chuẩn bị hồ sơ pháp lý, catalogue, bảng giá, tiêu chuẩn sản phẩm, công văn, hợp đồng, thỏa thuận hợp tác, các tài liệu và công cụ khác để phục vụ các hoạt động bán hàng.
Theo dõi và đôn đốc việc cung cấp các tài liệu phục vụ bán hàng cho các kênh bán hàng có liên quan.
Hỗ trợ việc chuẩn bị các tài liệu chào hàng và hồ sơ giới thiệu sản phẩm cho nhân viên bán hàng.
Chỉ đạo việc tiếp nhận, tổng hợp và phân loại các các thắc mắc, khiếu nại hoặc phản hồi của khách hàng, gửi cho các bộ phận có liên quan giải quyết, theo dõi và báo cáo về kết quả giải quyết.
Trực tiếp tiếp nhận và giải đáp các thắc mắc, khiếu nại của khách hàng ở cấp độ phức tạp hơn.
Tham gia trao đổi và thực hiện chính sách bán hàng, quản lý hợp đồng và khuyến khích nhân sự bán hàng (ví dụ các cơ cấu về lương hiệu quả kinh doanh, hoa hồng, thưởng cho đội ngũ bán hàng).
Nghiên cứu và cung cấp các giải pháp để hỗ trợ các đội ngũ bán hàng tại hiện trường khi cần thiết.
3. Công tác giám sát việc tiếp nhận và xử lý các đơn hàng
Chỉ đạo và kiểm soát việc tiếp nhận và xử lý đơn hàng cho hệ thống siêu thị, đại lý, nhà phân phối, cửa hàng bán lẻ, khách sạn, nhà hàng…) từ khi tiếp nhận đơn hàng cho đến khi hoàn thành giao hàng.
Theo dõi và kiểm tra các đơn đặt hàng trong quá trình xử lý trên hệ thống phần mềm quản trị bán hàng để đảm bảo rằng chúng đều được xử lý một cách kịp thời và chính xác.
Trao đổi với bộ phận kế hoạch sản xuất về tình trạng và mức độ ưu tiên của các đơn hàng để bộ phận kế hoạch sản xuất kịp thời lập tiến độ sản xuất sao cho phù hợp.
Xem xét và ký thông qua các chứng từ giao hàng cần thiết (lệnh giao hàng, phiếu xuất kho…).
Phối hợp với bộ phận giao hàng, bộ phận kế toán và các kênh bán hàng để kiểm soát và đôn đốc việc giao hàng cho khách hàng để đảm bảo hàng hóa luôn được giao đủ số lượng và đúng tiến độ.
Kiểm soát, phát hiện, báo cáo và làm việc trực tiếp với các kênh bán hàng về những vấn đề hoặc số liệu bất hợp lý, chẳng hạn như số liệu tồn kho tại các siêu thị hoặc đại lý, số lượng xuất bán thực tế…
Chỉ đạo và giám sát việc cập nhật cho khách hàng các thông tin về tình trạng của đơn hàng.
Kiểm tra sổ theo dõi tiếp nhận và xử lý đơn hàng hàng ngày để kịp thời phát hiện và đưa ra biện pháp xử lý cho các đơn hàng còn tồn đọng, các thông tin chưa chính xác hoặc những vấn đề khác.
4. Công tác quản trị hợp đồng và các hoạt động bán hàng
Cập nhật và theo dõi tình hình thực hiện các hợp đồng hoặc thỏa thuận bán hàng với khách hàng.
Theo dõi thời hạn hợp đồng bán hàng, nhắc nhở và đề xuất việc tái ký hợp đồng với khách hàng
Kết hợp với các kênh bán hàng kiểm soát việc thực hiện kế hoạch bán hàng tháng, quý, năm.
Hỗ trợ NSM, RSM, ASM trong công tác quản lý bán hàng bằng cách cung cấp các thông tin về khách hàng, tình hình đặt hàng của từng khách hàng lớn, kế hoạch về doanh số của từng kênh bán hàng…
Tham mưu cho giám đốc bán hàng toàn quốc về các chính sách chiết khấu đối với khách hàng.
Kiểm soát việc thực hiện và tuân thủ các quy chế, quy định, nội quy và chính sách bán hàng của đội ngũ bán hàng thuộc tất cả các kênh bán hàng trên toàn quốc.
Xem xét và đề xuất biện pháp xử lý đối với những trường hợp nhân viên thuộc các kênh bán hàng trên toàn quốc vi phạm các quy chế, quy định, nội quy và chính sách bán hàng của công ty.
Đề xuất với giám đốc bán hàng toàn quốc và ban giám đốc phương án quản lý công việc và kiểm soát số liệu bán hàng của các kênh bán hàng trên toàn quốc sao cho hiệu quả và chính xác.
Tham gia đề xuất cải tiến các quy trình, hướng dẫn và biểu mẫu cho hoạt động bán hàng khi cần thiết.
5. Công tác tổng hợp, phân tích và báo cáo các số liệu bán hàng
Tạo các báo cáo bán hàng và trích xuất dữ liệu từ hệ thống phần mềm quản trị bán hàng.
Định kỳ tổ chức sao lưu và trích xuất dữ liệu từ phần mềm quản trị bán hàng.
Phân tích số liệu, lập bảng so sánh và báo cáo định kỳ về các số liệu bán hàng, mức độ hoàn thành so với chỉ tiêu, chi phí bán hàng từng thời kỳ, từng kênh bán hàng, từng mặt hàng, từng nhãn hàng, v.v.
Tổng hợp, phân tích các số liệu bán hàng và hỗ trợ đưa ra các thông tin dự báo về mức độ tiêu thụ sản phẩm của khách hàng để các kênh bán hàng có thể lập kế hoạch bán hàng cho giai đoạn kế tiếp.
Phân tích và lưu giữ hồ sơ về các xu hướng bán hàng ở từng thời kỳ.
6. Công việc khác
Trực tiếp hỗ trợ nhân viên của bộ phận giải quyết các trường hợp khó khăn hoặc vướng mắc trong trường hợp vượt quá khả năng và thẩm quyền giải quyết của bản thân họ.
Phối hợp với đồng nghiệp thực hiện các công việc chung của phòng bán hàng.
Thực hiên các công việc phát sinh khác theo chỉ đạo của cấp trên và ban giám đốc.
Bảo hiểm theo quy định
Chăm sóc sức khỏe
Chế độ nghỉ phép
Du Lịch
Công tác phí